Использование системы электронного документооборота (ECM) позволит Вам повысить управляемость компании и получить ряд существенных преимуществ, таких как:
- «Прозрачные» маршруты движения документов внутри компании.
- Гарантированное разграничение прав доступа сотрудников к документам.
- Централизованное хранение документов.
- Существенное упрощение и ускорение поиска документов.
- Ведение истории работы с документами и контроль версий документов.
Также правильная организация документов, как здесь https://мфц-жуковский24.рф/ служит фундаментальной основой для внедрения системы менеджмента качества и обеспечения бесперебойного информационного обмена с внешними организациями.
Еще одной немаловажной задачей внедрения системы электронного документооборота является повышение контроля исполнительской дисциплины, что обеспечивается за счет отслеживания состояний созданных задач и выданных поручений, статусов прохождения согласований и своевременности визирования документов. В свою очередь это позволяет находить «узкие» места в процессе работы с документами и повышать скорость их согласования и утверждения, от чего в ряде случаев напрямую зависит получение прибыли (например, согласование тендерной документации).
Система электронного документооборота также позволяет автоматизировать такие важные процессы документационного обеспечения организации, как:
- Управление канцелярией и делопроизводство.
- Управление договорами и оплатой счетов.
- Управление совещаниями (собраниями).
- Ведение базы клиентов и контактных лиц организаций.
- Ведение истории работы с клиентами (звонки, переписка).
- Фиксация и обработка показателей эффективности работы сотрудников.
- Ведение базы знаний.
Заявленные функциональные возможности систем класса ECM, присутствующих в настоящее время на рынке, на первый взгляд, достаточно схожи, но, тем не менее, выбор платформы для построения системы корпоративного электронного документооборота во многом определяет дальнейшие перспективы в области настройки системы в соответствии с персональными потребностями Вашей компании и дальнейшего расширения функционала. Кроме того, экономическая эффективность от внедрения системы и последующее её результативное использование во многом зависит от знаний и опыта людей, которым будет поставлена задача по интеграции системы в существующее окружение.
Поэтому при внедрении систем класса ECM мы рекомендуем пользоваться услугами специалистов и со своей стороны готовы обеспечить самое высокое качество выполнения полного спектра работ — начиная с консалтинговой поддержки при выборе системы, соответствующей требованиям Вашего бизнеса, до её развертывания, настройки, адаптации и ввода в эксплуатацию.
